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電子發票重復報銷要坐牢,還要連累會計背鍋,真有這么嚴重?

2021.03.15 閱讀量:1229

自從增值稅電子普通發票問世,如何避免重復報銷入賬的討論就不絕于耳。

日常的財務管理過程中,發票的報銷管理既是財務工作的基礎,又是財務工作的重點。尤其是進入電子發票時代,發票查驗費時費力、重復報銷等問題給財務人員帶來新的挑戰。

對于大多數企業來說,電子發票目前報銷的狀態依舊是老樣子,那就是打印出來后報銷入賬。

那么這種情況下,發票重復報銷,打印件信息被惡意篡改等情況就還真可能發生,作為財務,在此環節進行風險管控的力度也是不容小覷。

電子發票入賬必須這樣處理

電子發票是信息時代的產物,加之受到“新冠疫情”影響,為減少納稅人辦稅過程中的接觸,降低交叉感染,發票電子化更是加速了進程。

財政部、國家檔案局下發了電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知,就電子憑證的法律效力,報銷入賬規定等事項進行了明確。

作為財務人員,這些關鍵點務必爛熟于心:

企業能不能僅以電子會計憑證入賬,需要判斷該企業是否同時滿足以下四個條件:

①接收的電子會計憑證經查驗合法、真實

②電子會計憑證的傳輸、存儲安全、可靠,對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發現

③使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其數據

④電子會計憑證的歸檔,需要具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的,由國務院業務主管部門統一規定,并報財政部、國家檔案局備案。

看完,財務不禁仰天長嘆,然后繼續打印電子發票默默做賬。

【案例分析】某公司2020年10月購買金稅盤280元,并申請開具電子發票, 會計分錄怎么做?

賬務處理

借:管理費用—辦公費 280元
貸:銀行存款 280元
借:應交稅費—應交增值稅—減免稅額 280元 借方藍字
貸:管理費用 280元 借方紅字

熱點提問:請問電子專票的紙質打印件能否單獨作為報銷入賬歸檔依據使用?

解答:不能。

政策須知:根據財會〔2020〕6號的規定,各單位無論采用何種報銷、入賬方式,只要接收的是電子專票,則必須歸檔保存電子專票。

單位如果以電子專票的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的,必須同時保存打印該紙質件的電子專票。

如何解決“重復報銷、風險大”難題

然而經常報銷的人應該會發現,即便市面上出現了大批量的電子發票,在報銷時卻依然需要將電子發票打印成紙質發票提交報銷。重復報銷的問題屢禁不止為財務人員的工作不斷添堵!

經過分析商榷梳理重復報銷原因有三

1

自己重復報銷

行政風清揚采購辦公用品3000元開具的電子發票于2020年9月份已經報銷過了,同年12月又打印了一次拿來財務報銷。

2

他人重復報銷

行政風清揚的電子發票已經在幾個月前報銷過了,又把電子發票發給同事歐陽鋒,再次打印出來報銷。

3

PS篡改金額報銷

行政風清揚發生一筆費用取得300元電子發票,通過“精湛的PS技術”修改成600元,打印出來報銷。

圖 |發票開具的為旅游服務費,改成住宿費打印報銷

為了避免發生此類現象給企業帶來風險財務人員絞盡腦汁不斷優化避免不必要的問題發生,莫慌!現在與你分享更多解決思路。

???防范電子發票重復報銷方法

電子發票由于有以下兩個特點而導致易發生重復報銷的問題

①自帶電子簽章,打印出來就有效

②丟失紙質版電子發票,可重新打印

那么如何防范電子發票重復報銷?

雖然增值稅電子專用發票需要在平臺上勾選認證,但按照大家的工作習慣一般是先報銷,到月末再進行勾選確認,因此,同樣需要防范電子發票重復報銷。

對于大公司

可以采用各種先進的設備,例如通過在財務軟件中輸入發票號碼進行查重,甚至通過掃碼槍,掃一掃電子發票上的二維碼,軟件自動查重。

對于小公司

最簡單省事的方法就是建立EXCEL臺賬,利用EXCEL“顯示重復值”的功能進行防范。

具體的步驟如下:

1、建立發票臺賬,根據實際需求登記相關信息。

2、選擇“發票號碼”這一列,依次點擊“開始-條件格式-突出顯示單元格規則-重復值”

3、選擇重復值的顯示格式。

4、表格自動顯示出重復的發票。

這樣就能方便快捷的發現重復報銷的發票了。

重復報銷入賬風險預警!

會計是發票報銷審核的負責人,對報銷流程中的發票審核具有義不容辭的責任,如果一旦出現電子發票被重復報銷,輕則被老板問責,重則因為偷稅漏稅被稽查,面臨稅收處罰甚至刑事責任。

溫馨提醒:電子專票的紙質打印件只是承載電子專票發票信息的載體,不具備物理防偽功能,具有可復制的特點。

為避免電子專票的紙質打印件重復報銷入賬,各單位應建立完善的內控機制。有效防范重復報銷、虛假入賬等風險。

會計不知道將危機四伏

請問我作為受票方收到電子專票后,應如何查驗其發票真偽?

解答:電子發票查驗真偽主要關注兩方面:電子簽章和票面內容。

①電子簽章

電子簽章分為PDF格式和OFD格式,兩種格式查驗方式也有所不同

②票面內容

查驗票面內容有三種方式,分別是電子稅務局官網、全國增值稅發票查驗平臺以及去往辦稅服務廳查驗。

今天還給大家整理出發票查詢途徑:

1)通過國家稅務總局網站https://inv-veri.chinatax.gov.cn/查詢發票。
2)通過各省稅務局網站查詢發票。
3)通過12366語音自助查詢發票。
4)直接到稅務機關查詢。

加大稽查,這些發票發票千萬別收!

身為財務的你必須注意下面這些發票報銷風險,一旦察覺將一律退回。

1、發票信息不全或錯誤的發票,一律不能報銷

①增值稅普通發票,沒有納稅人識別號

②發票業務適用稅率開錯

③沒有編碼簡稱/簡稱錯誤的發票

舉例:某公司收到一份發票,編碼出現類似“*運輸服務*+“不動產”這樣的錯誤,接到發票之初就立即退回,眾所周知即使稅率選擇正確,也不可以抵扣進項稅及所得稅前扣除。

④收到發票備注欄未填寫、填寫項目不全/填寫錯誤

⑤發票附有清單的,清單不是從防偽稅控系統開具打印,而是自行用A4紙打印的不能報銷!

2、與實際業務不吻合

①發票開具商品統稱,如辦公用品、禮品、食品、家具等,沒有具體明細不能報銷

例如:某貿易公司采購一批貨物5194.17元,稅額為155.83元,附件為應稅貨物清單,方可據實報銷。

②發票與實際業務不吻合,比如買的是香煙,開的卻是辦公用品,涉嫌虛開發票,不能報銷

③沒有發生實際交易,直接虛開發票,不能報銷

④收到第三方發票,不能報銷

⑤接受第三方發票,2020年某公司采購貨物10000元,通過A公司介紹,最終接受B公司開具的貨物發票 10000元

提醒:經濟交易過程中,不能保證資金流、票流和物流(三流一致)相互統一,則可能涉嫌虛開發票。

若被稅務部門認定為虛列發票,不能所得稅稅前抵扣,不能增值稅進項抵扣

如果已抵扣,補交稅款、滯納金、罰款;但也有稅務局認可的特殊情況。


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